长幼专政字〔2024〕47号

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采购人政府采购内部控制管理制度

为进一步规范beat365政府采购内部权力运行，有效防范法律风险和廉政风险，推进依法、规范、高效、廉洁采购，根据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）、《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称《政府采购法实施条例》）、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）、《政府采购需求管理办法》以及《山西省财政厅关于进一步夯实采购人主体责任建立健全新型采购人制度的通知》（晋财购〔2023〕8 号）等相关规定，结合学校实际，制定本制度。

一、总体目标

按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行”的基本原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进本单位政府采购提质增效。

二、适用范围

本办法适用于本校政府采购活动的内控管理。

三、组织架构及责任分工

（一）政府采购领导小组。作为beat365政府采购工作的议事机构，主要负责对学校政府采购活动中的相关事项进行协调、审议和决策。领导小组组长由校长担任，成员由分管副校长、计财处、行政办公室、纪检监察、相关业务需求部门及教职工代表等组成。领导小组下设办公室，办公室设在计财处资产采购科。

（二）归口管理部门。计财处资产采购科，作为政府采购业务归口管理部门，负责学校政府采购的执行管理和对外沟通协调，具体职责如下：

1.牵头负责建立健全学校政府采购内部控制制度机制，内嵌政府采购信息系统（政采云平台），并督促指导执行。

2.负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行；按要求组织相关人员参与本级财政部门等组织的学习培训、业务研讨、工作会议等。

3.牵头组织开展政府采购活动，负责推动落实采购人主体责任。主要包括：汇总审核预算项目中的政府采购预算；组织审查采购需求和采购实施计划，统筹安排本单位政府采购项目执行进度；组织本单位预留采购份额面向中小企业采购，落实支持中小企业发展、绿色发展、创新发展、脱贫地区农副产品采购等政府采购政策；负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理；组织采购活动中涉及的采购意向、采购公告、结果公告、合同公告、履约验收和促进中小企业采购执行情况等信息的公开；组织委派采购人代表、现场监督人员和自行选定评审专家；组织确认采购文件和采购结果、草拟签订采购合同、保证金收退、项目履约验收；组织采购方式变更、进口产品采购等涉及报批工作；组织处理应由采购人答复的询问、质疑，配合财政部门投诉处理、监督检查等。

4.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理，负责系统操作、政府采购信息统计和分析工作。

5.负责政府采购项目等相关档案（含电子档案）的资料收集、整理、归档、移交档案室保存、借阅、销毁等。

6.负责对接同级财政政府采购管理部门，办理日常资料报送、业务咨询、审核、审批等业务。

7.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

8.单位领导或者领导小组交办的其他有关政府采购归口管理工作。

（三）业务需求部门。业务需求部门是政府采购项目采购需求的提出和使用部门，主要负责项目预算申报或者立项、采购需求管理和履约验收评价等工作，具体职责如下：

1.按照单位预算管理要求，提供相关材料向财务部门申报项目预算；对需要报有关部门立项审批的采购项目，按立项审批要求组织材料并申报。

2.根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购实施计划，确定和公开采购意向信息。负责采购执行中涉及的采购需求和采购实施计划内容的说明、确认和证明材料的提供。

3.提供涉及采购方式变更和进口产品采购等论证、公示和报审等方面的相关证明和支撑材料。

4.负责采购过程中可能涉及的推荐供应商、委派采购人代表、自行确定评审专家等工作。

5.负责供应商履约管理，督促项目执行进度，提出验收申请，参与验收活动，对供应商履约情况和项目绩效进行评价。

6.按照合同约定，申请支付采购资金，提供支付依据。

7.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。

8.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

9.单位领导或者领导小组交办的其他政府采购执行工作。

（四）财务部门。计财处预算科、会计科是负责学校财务管理工作的部门，主要负责采购预算编制、执行管理和采购资金支付等工作，具体职责如下：

1.负责政府采购预算编制、报送、审核和调整，采购资金的申请、审核、支付；组织协调财政预算评审等工作。

2.合理统筹安排采购项目预算，组织开展预算绩效评价工作；督促本单位采购预算执行进度，跟踪项目预算执行情况；对接联系本级财政部门的预算管理、政府采购、国有资产、国库（支付中心）等机构。

3.审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息。

4.参与内部决策活动，履行财务监督和管理职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

5.单位领导或者领导小组交办的其他有关政府采购财务工作。

（五）纪检监察部门。纪检监察办公室是负责学校纪检监察工作的部门，主要负责学校政府采购领域廉政风险防范，具体职责如下：

1.负责学校政府采购领域党风廉政建设，提出健全完善内控制度机制的建议意见，加强采购廉政风险防范。

2.负责监督学校政府采购活动中相关部门和人员履职尽责情况，并根据相关法纪调查处理违法违纪问题线索。

3.负责对接外部巡视巡察工作，组织报送涉及政府采购相关资料，管理涉及政府采购问题的整改。

4.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

5.单位领导或者领导小组交办的其他有关政府采购纪检监察工作。

（六）法规部门。行政办公室是负责学校法制工作的部门，主要负责本单位政府采购领域法律风险防范工作，具体职责如下：

1.负责学校政府采购活动中的法律风险防范，提出健全完善内控制度机制的意见建议。

2.负责学校政府采购行为的合法性审查工作，参与单位内部决策，履行部门职责，对项目采购过程中涉及的采购需求、采购文件、委托代理协议、采购合同、询问质疑答复、信访举报处理、投诉答复等事项，进行合法性审查，出具审查意见。

3.负责处理采购过程中或者合同履约过程中发生的纠纷。

4.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

5. 单位领导或者领导小组交办的其他有关政府采购领域法律风险防范工作。

（七）资产管理部门。计财处资产采购科是负责学校资产管理工作的部门，负责政府采购资产配置、登记和管理工作，具体职责如下：

1.负责学校政府采购资产配置数量、预算金额等审核管理工作。

2.负责学校通过政府采购取得的资产的接收、登记和管理工作。

3.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

4.单位领导或者领导小组交办的其他政府采购资产配置、登记和管理工作。

（八）归口部门的职责贯穿政府采购活动的全过程，涉及采购人的所有主体责任；明确为其他部门负责的工作事项，归口部门负责指导和协调，没有明确的事项，均由归口部门负责。

四、岗位设置及风险控制要求

（一）岗位设置要求

归口管理部门应明确政府采购专管员，负责学校政府采购工作的组织和协调。业务需求部门应明确一名工作人员，负责项目采购过程中的沟通协调工作；明确负责采购需求制定的工作人员，负责按照规定牵头组织编制采购需求。

（二）风险防控机制

1.各部门要依据部门职责，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账；合理设置岗位，细化内部人员岗位分工，明确经办、审核岗位的工作要求和执行标准。

2.建立岗位之间相互监督制约机制。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。

3.建立轮岗交流制度，归口管理部门、业务需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上5年轮岗，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。业务需求部门要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。

五、采购流程及要求

根据国家和我省现行政府采购法律法规规章制度规定，对照采购人需要落实的主体责任和履行的职责，制定学校内部采购流程及要求。

（一）基本原则

1.预算编制。项目计划编制工作提前到预算编制环节，各部门提早做好项目储备，编制项目预算。

2.建立“项目库”。项目管理实行“项目库”，计财处通过“项目库”编制年度预算，科学论证，合理排序，滚动管理。

（二）项目申报

各业务需求部门要按照年度开展工作的实际需求，拟申报项目应在每年10月底之前完成下一年度项目初步调研，提出项目资金申请，填写《beat365平台官方网站项目申报表》报归口部门。

（三）项目批准

归口部门汇集各部门申报的项目报校长办公会研究，经校长办公会研究通过的项目报校党委会审议。校党委会审议批准的项目方可列入年度预算，同时纳入“项目库”。

经校党委会审议批准的项目须严格按照下列程序完成相关工作。

（四）项目需求调查与论证

1.初步编制采购内容。项目申报部门编制初步采购技术要求，包括数量、技术参数、参考价格等。

2.论证或需求调查。根据项目性质不同，由学校指定相关专业处室牵头对项目申报部门递交的采购技术要求进行论证或需求调查工作。填写《beat365平台官方网站项目需求调查登记表》。

基  建  类：后勤处

网络信息类：图文信息中心

专业教学设施设备类：教务处

通用设施设备类：计财处资产采购科

综合类的项目，依据其构成主体确定牵头部门。各牵头部门对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。

（1）论证或需求调查方式

需求调查可选择咨询、论证、问卷调查以及其它科学合理的调查方法。

（2）论证或需求调查的内容

采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

3.结论的存储和使用。牵头部门对论证或调查结论以书面形式通知项目申报部门进行补充和完善采购计划。同时将相关调查资料交归口部门存档备查。

需求部门要根据论证或调查结论修改完善相关参数等填写《beat365平台官方网站采购执行审批表》报归口部门进行采购。      

（五）采购计划的编报与执行

1.审核：计财处对项目是否立项、论证或需求调查结论是否补充完善进行审核。符合要求的进入计划编制环节，不符合的退回需求部门进行完善补充。

2.计划编制：计财处依据需求部门上报的相关资料编制项目采购计划，包括采购项目预（概）算、最高限价，采购组织形式和委托代理安排，标的分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则、合同文本的主要条款、履约验收方案、售后服务等内容。

3.采购领导小组审批：计划编制完成后上报领导小组，由领导小组组长审批。

4.委托上报：根据项目性质不同按财政部门相关要求分别上报政府采购中心或社会代理机构进行采购。

（六）合同的签订

计财处资产采购科负责项目的合同签订。

（七）项目实施

需求部门要严格按照项目中标合同完成项目，加强项目进程中的管理，对整个项目实施过程中出现的问题负责。涉及到合同内容增减或变更的需报校招标采购领导小组审议通过方可执行。

（八）验收

需求部门要对已完工的项目进行初验，初验合格后提出项目正式验收申请，经招标采购领导小组组长（校长）批准后开展验收。学校成立政府采购项目验收小组，设备、服务类由资产管理部门负责人担任组长、工程项目由后勤部门负责人担任组长，项目实施部门负责人担任副组长，成员由计财处、项目实施部门、教职工代表等相关部门人员组成，必要时可以邀请校外专家或专业检测机构等第三方机构参与验收。验收小组根据项目实施部门的验收申请按照采购合同规定的技术、服务等要求对供应商的履约情况（货物质量、工程质量及工程量等）进行验收，基建工程类采用建设主管部门制定的系列规范验收单。验收小组成员在验收单上签字，并承担相应责任。

（九）项目支付

计财处对验收合格的项目，按合同约定款项完成金额支付。其中，评审专家报酬支付按照《财政部关于印发<政府采购评审专家管理办法>的通知》（财库〔2016〕198号）、《山西省财政厅关于印发政府采购评审专家劳务报酬支付标准暂行规定的通知》（晋财购〔2021〕24号）、《长治市财政局关于进一步加强政府采购项目评审专家劳务报酬支付管理的通知》（长财采〔2021〕15号）、《长治市财政局关于开展政府采购评审专家劳务报酬支付情况自查及问题整改工作的通知》（长财采〔2024〕6 号）等制度要求，按照规定的发放标准、支付方式，在评审活动结束后10个工作日内以非现金方式及时向评审专家支付报酬。

六、询问、质疑与投诉处理

（一）相关制度规定

《政府采购法》第六章，《政府采购法实施条例》第六章，财政部《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号），《山西省财政厅关于政府采购项目全面实施在线质疑的通知》（晋财购〔2023〕10号）。

    1.职责分工

归口管理部门负责牵头组织答复应当由采购人答复的供应商询问、质疑和投诉；督促采购代理机构依法规范答复应由采购代理机构负责答复的供应商询问、质疑；业务需求部门负责对涉及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意见并提供证明材料；法规部门负责对应由采购人答复的质疑和投诉进行合法性审查。

    （三）基本流程

    1.询问答复。归口管理部门负责统一受理供应商询问，确保在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复，根据委托代理及协议，对应由采购代理机构进行答复的询问，告知其向采购代理机构提出。涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门就询问内容直接向供应商作出答复并予以记录，涉及其他内容，由归口管理部门作出答复。

    2.质疑答复。归口管理部门负责统一受理供应商质疑，严格按照《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）规定的程序和要求受理、答复质疑，对项目进行处理；确保在收到供应商书面质疑后7个工作日内作出答复，根据委托代理及协议，对应由采购代理机构进行答复的质疑，告知其依法向采购代理机构提 出。涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门提出答复意见并提供证明材料；涉及其他内容的，由归口管理部门提出答复意见并提供证明材料。质疑事项成立的，按照《政府采购质疑和投诉办法》的规定对项目进行处理。发现供应商、采购代理机构、评审专家存在违法违规行为的，应当书面向本级财政部门反映，并提供相关证明材料。

    3.投诉答复。归口管理部门负责按照本级财政部门投诉答复通知书的要求组织相关部门、采购代理机构和评审专家等研究答复意见，在规定时间内作出答复，如实提供相关证明材料。涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门提出答复意见并提供证明材料；涉及其他内容的，由归口管理部门提出答复意见并提供证明材料。投诉事项不涉及采购人的，在答复时如实说明。

    本级财政部门要求暂停采购活动的，归口管理部门应当立即暂停采购活动，依法告知相关参与各方。

    收到本级财政部门作出投诉处理决定后，按照投诉处理决定的要求开展采购活动。

    七、其他要求

   （一）各部门应当根据本制度规定进一步细化完善本部门的内控制度机制，明确责任分工和决策程序，加强监督制约，规范权力运行，防范采购风险。

   （二）未纳入我省政府集中采购目录，单项或批量采购预算在分散采购限额以下，按照学校《非政府采购项目实施办法（试行）》执行。

   （三）回避机制和廉政要求。采购人员及相关人员与供应商存在《中华人民共和国政府采购法实施条例》第九条明确的利害关系的，应当回避。采购人员不得与供应商恶意串通，不得接受贿赂或者获取其他不正当利益。

   （四）归口管理部门将根据政府采购法律及各项规章制度的调整变动，及时更新完善学校内控制度。

    本制度自2025年1月1日起执行，原《beat365平台官方网站政府采购内控管理制度》（[2023]57号）即行废止。

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                                                      2024年11月29日